Evention käyttövinkitTiedotteetUsein kysyttyä

Kenellä voi olla tunnukset Eventioon? Käyttäjätilit ja käyttöoikeudet esittelyssä

By toukokuu 19, 2017 No Comments

Kaikilla tapahtuman työntekijöillä ei välttämättä tarvitse olla oikeutta muokata esimerkiksi tapahtumatietoja, päästä tilitysraportteihin tai verkkopalveluihin. Tämä blogikirjoitus avaa hieman Evention käyttäjätilejä sekä uutta mahdollisuutta rajata eri käyttäjien oikeuksia.

Kenellä voi olla tunnukset Eventioon?

Evention käyttäjä voi olla kuka tahansa, joka työskentelee tapahtuman parissa: niin vakituinen henkilöstö, vapaaehtoiset ja talkoolaiset. Suosittelemme henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia.

Tapahtumanjärjestäjän pääkäyttäjän (tai valtuutetun käyttäjän) tulee lähettää henkilölle kutsu Evention käyttäjäksi. Kutsua varten tarvitaan vain kutsuttavan henkilön sähköpostiosoite.

Miten voin muokata käyttöoikeuksia?

Uusimman päivityksen myötä kunkin henkilön oikeuksia voi rajata. Vain tilin Pääkäyttäjä tai Käyttäjähallinta -oikeudella varustettu henkilö pääsee muokkaamaan käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksia muokataan Asiakastilin hallinnassa Käyttäjät-välilehdellä. Tällä sivulla voit lisätä uusia käyttäjiä ja muokata jo olemassa olevien käyttäjien oikeuksia. Tarvittaessa voit myös poistaa käyttöoikeuden kokonaan.

Mitä eri käyttöoikeusroolit tarkoittavat?

Käyttöoikeudet on jaettu kahdeksaan eri rooliin. Samalla käyttäjällä voi olla päällekkäisiä rooleja: voit esimerkiksi yhdistää Asiakaspalvelu– ja Taloushallinto-roolit samalle käyttäjälle.

Pääkäyttäjä on henkilö, jolla on oikeus kaikkiin Evention toimintoihin. Pääkäyttäjä määrätään Evention käyttösopimuksessa. Pääkäyttäjän voi vaihtaa vain ottamalla yhteyttä Evention asiakaspalveluun ja normaalisti pääkäyttäjän vaihtamiseen tarvitaan yrityksen tai yhdistyksen nimenkirjoittajan valtuutus. Luonteva Pääkäyttäjä-oikeuden haltija voi olla esimerkiksi yhdistyksen toiminnanjohtaja.

Täydet oikeudet -käyttäjällä on oikeus kaikkiin Evention toimintoihin, paitsi käyttäjien hallinnointiin, ellei käyttäjälle ole erikseen valittu Käyttäjähallinta-oikeutta. Esimerkiksi toimistopäällikkö tai kilpailujohtaja sopisi täydet oikeudet-rooliin.

Käyttäjähallinta-oikeuden omaavalla käyttäjällä on oikeus lisätä ja poistaa käyttäjiä. Tätä roolia täytyy käyttää yhdessä jonkun toisen roolin kanssa, luontevimmin edellä mainitun Täydet oikeudet -roolin kanssa.

Toimisto-käyttäjä pääsee laajasti muokkaamaan tapahtumatietoja, luomaan uusia tilauksia, tarkastelemaan raportteja ja luomaan esimerkiksi laskuja. Tämä rooli sopisi esimerkiksi tapahtumatoimiston henkilökunnalle ja talkoolaisille.

Asiakaspalvelu-oikeuksilla käyttäjä voi tarkastella asiakas- ja tilaustietoja, tehdä varauksia ja muokata niitä. Asiakaspalvelu-rooli ei kuitenkaan salli esimerkiksi tapahtumien perustamista ja muokkaamista tai tuotteiden muokkaamista. Vaikkapa lipunmyyjälle Asiakaspalvelu-oikeus on riittävä käyttäjätaso.

Taloushallinto-oikeuksilla käyttäjä pääsee näkemään Evention tilitysraportteja ja laskutietoja, sekä muokkaamaan tapahtuman rahaliikenne- ja raportointitietoja. Tämän oikeuden voi antaa esimerkiksi rahastonhoitajalle tai kirjanpitäjälle.

Raportointi-käyttäjällä on oikeus päästä tarkastelemaan raportteja ja tapahtumien myyntitilannetta. Raportointi-oikeus sopii esimerkiksi hallituksen jäsenille, jolloin he voivat omatoimisesti seurata myynnin edistymistä.

Webmaster-käyttäjällä on oikeus tehdä muutoksia tapahtuman verkkokauppaan ja sen ulkoasuasetuksiin. Tämä rooli sopisi esimerkiksi graafiselle suunnittelijalle tai verkkosivuja ylläpitävälle henkilölle.

Miksi kaikille tarvitaan henkilökohtaiset tunnukset?

Kun käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset, tilaushistoria ja tehdyt muutokset tallentuvat käyttäjän nimellä. Henkilökohtaiset tunnukset mahdollistavat myös Tehtävät-toiminnon tehokkaan käytön ja tehtävien delegoimisen suoraan tietyille henkilöille. Lue lisää Tehtävät -toiminnostamme.

Pitääkö käyttää tapahtuman virallista sähköpostiosoitetta käyttäjätunnuksena?

Ei, voit kutsua henkilön tilille myös hänen henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella, kuten @gmail.com -osoitteilla. Samaa sähköpostiosoitetta voi käyttää usealla eri tapahtumanjärjestäjän tilillä, jolloin vaihto eri tapahtumanjärjestäjien välillä onnistuu kätevästi ilman uudelleenkirjautumista.

Tottakai voit myös käyttää tapahtuman virallisia sähköpostiosoitteita käyttäjätunnuksina.

Miten voin vaihtaa käyttäjän nimen / salasanan / sähköpostiosoitteen?

Käyttäjä voi vaihtaa itse omat nimitietonsa, salasanansa tai sähköpostiosoitteensa. Muilla käyttäjillä, ei edes pääkäyttäjällä, ole mahdollisuutta muokata toisten tietoja.

Omaan käyttäjäprofiiliisi pääset kirjautumalla Eventioon, klikkaamalla oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi ja valitsemalla Omat tiedot.

Leave a Reply