Suunnittelu

Onnistunut elämys, kuinka se tehdään?

By huhtikuu 5, 2015 No Comments

Me Eventiossa emme halua myydä vain tapahtumia, vaan ennen kaikkea elämyksiä. Elämyksiä, jotka salpaavat henkiä, naurattavat mahat kippuralle ja liikuttavat silmät kyyneliin – siis koskettavat! Mutta kuinka onnistunut elämys sitten rakennetaan vai syntyykö se itsestään jos on vain tarpeeksi kova nimi lavalla?

Vaikka artisti on palvelun ytimessä, hän ei ole kokonaisuudesta yksin vastuussa.  Elämyksen onnistuminen riippuu täysin tapahtumajärjestäjän asettamista mittareista, tavoitteista ja lopulta – itse järjestelyistä! Lyhytkatseinen järjestäjä saattaa nähdä tapahtuman onnistuneen, kun sali oli täynnä ja tulos saatiin maksimoitua ylihintaisella ruoalla sekä minimimäärällä vessoja. Mutta raikuvatkin aplodit laantuvat kehnon ovipalvelun saattelussa. Pitkäkatseisempi mittaakin kokonaisuuden onnistumista.

Tässä alkajaisiksi muutama vinkki, jotka kannattaa pitää mielessä suunnittelu- ja palautepalavereissa.

Ylitä odotukset

Käsiohjelmia ja julisteita on helppo värittää kuvauksilla, jotka nostavat osallistujien odotukset kattoon jo ennakkoon. Mutta mitä tapahtuu, kun kuvaus katsojan silmissä lässähtää tapahtumapaikalla kuin huoltoasemaketjun meheväksi valokuvattu grillipihvi mikrossa? Minkälaista palautetta odotat saavasi, kun lippupakettiin luvattu ikioma kutsuvieraspöytä onkin todellisuudessa myös ventovieraiden pöytä? Tai kun yleisölle selviää vasta lämminhenkiseksi kuvatussa katsomossasi, että siellä ei pakkasesta huolimatta olekaan lämmitystä? Ilahtuukohan tapahtumavieras jos esitteissä ei mainittu mitään narikkamaksusta, jota ei voi maksaa kuin tasarahalla? Pienilläkin yksityiskohdilla on todellakin merkitystä – niin hyvässä kuin pahassa.

Vähemmällä stressillä pääset, kun värittämisen sijaan keskitytkin ylittämään odotuksia. Yllätä yleisösi unohtumattomalla tavalla pitämällä heitä VIP-vierainasi tavishinnoilla – pyytämättä ja yllättäen. Markkinointipanoksesi menevät nimittäin hukkaan jos tapahtumallesi nauretaan kylillä. Mutta, kun elämystäsi hehkutetaan sosiaalisessa mediassa, voit keskittää rahaa markkinoinnin sijaan entistä enemmän itse tuotantoon.

Johda kokonaisuutta

Fiksu tapahtumajärjestäjä ei yritä tehdä kaikkea itse, vaan kutsuu paikalliset yrittäjät ja yhteisöt mukaan yhteistyöhön. Kannattaa kuitenkin muistaa, että ulkoistamalla tapahtuman osa-alueita et ulkoista vastuutasi kokonaisuudesta.  Varmista siis, että jokainen yhteistyökumppanisi tietää mitä odotuksia tapahtumavieraillasi on, jotta sidosryhmätkin voivat ylittää ne. Ja jos yhteistyökumppanisi mokaa, älä jää vain osoittelemaan sormia. Varmista, että sinulla on pelisilmä, vaikka kumppanillasi ei olisikaan. Pelastat todennäköisesti asiakaskokemuksen.

Tapahtumavieras ei näe ”syyllisiä” järjestäjää pidemmälle. Sama koskee tietysti myös sisäistä organisaatiotasi. Vaikka kaikki olisi muuten täydellistä, yksikin ”minä olen vain töissä täällä” -staffilainen saattaa tuhota pisteet.

Näe myyntiraportin läpi

Viiden tähden palvelu ja estradille nouseva supertähtikään ei takaa, että katsomosi täyttyy. Yksi syy voi olla yksinkertaisesti esimerkiksi tapahtumasi väärä ajoitus.

Onnistumista katsotaan usein myyntiraportin kautta vain pintapuolisesti. Jos ensimmäisellä kerralla paikalle tulee viidensadan sijaan vain viisikymmentä, seuraavaa tapahtumaa ei välttämättä uskalleta enää järjestää. Tai sitten kaikki tehdään täysin toisella tavalla – pahimmassa tapauksessa säästämällä väärästä kohtaa suoraan palvelun ytimestä. Se, että ensimmäisellä kerralla on vähän yleisöä ei tarkoita sitä etteikö seuraava kerta voisi olla loppuunmyyty. Puskaradiolla on nimittäin yllättävä voima.

Mutta puskaradion voima toimii myös toisinpäin. Loppuunmyyty tapahtuma ei suinkaan täytä automaattisesti katsomoita tulevaisuudessa. Heikot kokemukset järjestäjästä tai tapahtumapaikasta tuskin houkuttelevat uusintaerään. Varmista siis, että täytät viranomaisten vaatimusten ohella ennen kaikkea yleisön vaatimukset. Äläkä toisaalta tingi resursseista vain siksi, että yleisöä on tulossa vain kourallinen.

Kasva maltilla ja muista, että mitä vähemmän yleisöä, sen helpommin ylität odotukset ja raivaat tietäsi tapahtumaviidakon huipulle!

Elämys on kuin kynttilä, jonka varsinainen liekki palaa estradilla, mutta jonka antama valon ja lämmön määrä riippuvat täysin kynttilänalusesta ja ympäristöstä. Saako liekki tarpeeksi positiivista happea yleisöltä vai tukahtuuko esitys katsomosta tuijottaviin kylmiin katseisiin? Elämys alkaa jo lipunmyynnistä ja arvokkaasti vastaanotettu yleisö ja artisti yhdessä kasvattavat sen liekkiin, jonka lämmöstä nautitaan vielä pitkään tapahtuman jälkeenkin.

Osallistu keskusteluun ja jaa kokemuksesi. Mikä teki tapahtumasta ikimuistettavan elämyksen?

Leave a Reply