Suunnittelu

Milloin tapahtumaa ei kannata järjestää?

By huhtikuu 23, 2014 No Comments

Tyhjä katsomo on yksi tapahtumaviidakon pelätyimmistä vaaroista. Ansaan voi ajautua monenkin eri polun kautta, mutta yksi varmoista tavoista on järjestää tapahtuma täysin vääränä ajankohtana.

Vierailin tänään, pääsiäispyhien jälkeisenä arkipäivänä, Uuden ajan markkinointiseminaarissa, jota muuten voin lämpimästi suositella myös markkinointiin lisäbuustia kaipaaville tapahtumajärjestäjille. Tilaisuudessa asiantuntija Jani Marttanen avasi päivän antamalla oivan vinkin tapahtumajärjestäjille: ”Älkää järjestäkö tapahtumaa ainakaan pyhien jälkeen”.

Seminaarin katsomo ei suinkaan ollut tyhjä, mutta Janin mukaan koskaan ei ole tullut niin paljon viime hetken peruutuksia kuin nyt. Ja tottahan se on, pitkän pyhän jälkeinen ensimmäinen aamu ei varmastikaan ole paras ajankohta seminaarille. Monella kun lienee työsähköposti täynnä muutakin ohjelmaa.

Riippumatta siitä minkälainen tapahtuma on kyseessä ja kenelle se on suunnattu, ajankohta kannattaa harkita tarkkaan. Suunnitellessasi oman tapahtumasi ajankohtaa pohdi kohderyhmäsi näkökulmasta ainakin seuraavia lähtöpäätökseen vaikuttavia kysymyksiä:

  1. Voisiko tapahtumavieraiden töissä tai vapaa-ajalla olla samaan aikaan muutakin tekemistä?
  2. Järjestetäänkö samaan aikaan kilpailevia tapahtumia?
  3. Mitkä muut asiat kilpailevat tapahtumasi ajasta? Koulujen päätösjuhlat, kevätsiivoukset, joulukirkot vai Hullut Päivät?
  4. Millaiset yhteydet tapahtumapaikalle on suunnittelemanasi ajankohtana vai pitääkö bussilla saapua jo edellisenä päivänä?
  5. Tarjotaanko aamulla järjestettävässä tapahtumassa aamiainen vai pitääkö ottaa omat eväät mukaan?
  6. Onko riittävästi kohtuuhintaista majoitusta saatavilla useammalle päivälle kohdistuvassa tapahtumassa?
  7. Järjestetäänkö tapahtumasi ulkona? Minkälainen keli kyseisenä vuodenaikana yleensä on?

Aseta itsesi siis tapahtumavieraan asemaan ja pohdi mitkä seikat painavat vaakakupissa lähtöpäätöstä tehdessä. Pohdi sen jälkeen onko tapahtuman ajankohta täysin väärä vai voiko ajankohtaa tukea esimerkiksi vaikkapa tarjoamalla sen aamiaisen.

Mitä muita kysymyksiä tulee mieleen? Kerro omat kokemuksesi milloin ei ainakaan kannata järjestää tapahtumia.

Leave a Reply