Category

Evention käyttövinkit

Toteuta ajastettuja kampanjoita automaattisen kampanjakoodin avulla

By | Evention käyttövinkit, Lipunmyynti, Sähköinen ilmoittautuminen, Tiedotteet | No Comments

Vilkas tapahtumakesä on ovella ja on aika tehostaa jo syksyn tapahtumien ennakkomyyntiä! Esimerkiksi sosiaalisen median kampanjat ovat tehokas tapa saada tapahtumavieraat ostamaan liput hyvissä ajoin. Evention tukee myyntikampanjoita tehokkaalla kampanjakoodityökalulla, jonka avulla voit luoda tapahtumaasi helposti esimerkiksi alennuskoodeja.

Uutena Evention ominaisuutena on mahdollisuus merkitä tietty kampanjakoodi automaattiseksi. Tällöin kaikki koodin voimassaoloaikana verkkokaupassasi vierailevat asiakkaat saavat koodin ostoskoriin aktiiviseksi ilman, että heidän tarvitsee koodia syöttää erikseen. Tällä tavoin voit antaa esimerkiksi -50% alennuksen kaikista tietyn päivän aikana tehdyistä tilauksista.

Automaattisessa kampanjakoodissa voit käyttää kaikkia kampanjakoodien ominaisuuksia: voit rajata sen koskemaan vain tiettyjä tapahtumia tai tuotteita, antaa kampanjakoodilla jonkin poikkeuksellisen toimitustavan, määritellä erikoishintoja tai rajata esimerkiksi tietyt tuotteet (kuten oheistuotteet) pois kampanjakoodin vaikutuksesta.

Luo automaattinen kampanjakoodi seuraavasti:

  • Siirry Evention hallintapaneelin Toimintoluetteloon
  • Valitse Kampanjakoodit
  • Klikkaa Uusi koodi ja täydennä kampanjan nimi, koodi ja valitse voimassaoloaika. Vahvista koodin luonti klikkaamalla Luo koodi
  • Täydennä koodin alennus- ja muut asetukset eri välilehdillä, esimerkiksi:
    • voit kohdentaa koodin tietyille tuotteille Tuotekohtaiset asetukset -välilehdellä
    • voit määritellä alennuksen suuruuden Alennukset-välilehdellä joko prosentteina, kiinteänä euromääränä tai suoraan tietylle summalle (esim. ”kaikki liput 5€”)
    • automaattisissa kampanjakoodeissa myös muut kampanjakoodien toiminnot ovat käytettävissä

Valitse lopuksi Perustiedot-välilehdeltä Koodi aktivoidaan automaattisesti jokaiselle kävijälle. Näin koodi ja siihen kytketyt alennukset ja muut määritykset tulevat voimaan automaattisesti jokaiselle kävijälle koodin voimassaoloaikana.

 

Näin hallitset tapahtumavieraidesi tietojen säilytysaikaa Eventiossa

By | Evention käyttövinkit | No Comments

EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ryhdytään soveltamaan koko EU:n alueella perjantaina 25.5.2018. Eventio tuo toimintoja, joilla voit hallita kätevästi tapahtumavieraidesi yksityisyyttä ja hallitset tietojen säilyttämistä. Tietosuoja-asetuksen perusajatus on se, että henkilötietoja ei tule säilyttää ja käsitellä tarpeettomasti.

Pystyt määrittelemään yksityiskohtaisesti, kuinka kauan Eventio säilyttää tapahtumasi tietoja. Säilytysasetukset on ryhmitelty tyypeittäin. Säilytysasetuksiin pääset klikkaamalla tapahtumasi nimeä oikeasta yläkulmasta, valitsemalla Asiakastilin asetukset ja edelleen Yksityisyys ja tietosuoja.

Säilytysaikaa ryhdytään pääsääntöisesti laskemaan tapahtumien päättymisestä. Siltä osin, jos Eventiossa on tilauksia jotka eivät koske tiettyä tapahtumaa, esimerkiksi oheistuotemyyntiä tai vastaavaa, laskenta aloitetaan tilausajankohdasta eteenpäin.

Tietojen säilytystä ja poistoa tehdään tasoittain siten, että ensin tiedoista poistetaan yksityiskohtaisimmat tiedot – esimerkiksi tiettyyn tapahtumaan kerätyt lisätiedot. Eventioon jää edelleen talteen tieto siitä, että tapahtumavieras on osallistunut tapahtumaan, joten voit helposti käyttää tietoja tulevien tapahtumien suunnittelussa.

Yleiskuva Google Analyticsista

Google Analytics -seuranta tapahtumasi verkkokaupassa

By | Evention käyttövinkit, Usein kysyttyä | No Comments

Google Analytics on maailman ehdottomasti suosituin seuranta- ja analytiikkatyökalu, joka on useilla verkkosivustoilla käytössä. Eventio tukee Google Analyticsiä suoraan, ja saat lisättyä oman Google Analytics -seurantatunnuksesi suoraan Evention hallintapaneeliin. Tämän jälkeen pääset seuraamaan tapahtumasi lippukaupan aktiivisuutta helposti Google Analyticsissä.

Lisää Google Analytics oman tapahtumasi verkkokauppaan näin:

Google Analytics -seurantakoodi verkkopalvelun hallinnassa

Mitä voit seurata Google Analyticsissa?

Kuva Google Analytics -konversiografiikastaKun olet kytkenyt Google Analyticsin käyttöön verkkokaupassa, pääset seuraamaan sen kautta monia eri toimintoja:

  • Mistä käyttäjät tulevat verkkokauppaasi?
  • Mikä digitaalinen markkinointikanava toimii ja mikä ei?
  • Mitkä ovat suosituimpia tuotteitasi ja tapahtumiasi?
  • Milloin käyttäjät tekevät ostoksia?
  • … ja paljon muuta

Evention verkkokauppa tukee Google Analyticsin lisäksi muita seurantatyökaluja. Kysy lisää asiakaspalvelustamme!

Kenellä voi olla tunnukset Eventioon? Käyttäjätilit ja käyttöoikeudet esittelyssä

By | Evention käyttövinkit, Tiedotteet, Usein kysyttyä | No Comments

Kaikilla tapahtuman työntekijöillä ei välttämättä tarvitse olla oikeutta muokata esimerkiksi tapahtumatietoja, päästä tilitysraportteihin tai verkkopalveluihin. Tämä blogikirjoitus avaa hieman Evention käyttäjätilejä sekä uutta mahdollisuutta rajata eri käyttäjien oikeuksia.

Kenellä voi olla tunnukset Eventioon?

Evention käyttäjä voi olla kuka tahansa, joka työskentelee tapahtuman parissa: niin vakituinen henkilöstö, vapaaehtoiset ja talkoolaiset. Suosittelemme henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia.

Tapahtumanjärjestäjän pääkäyttäjän (tai valtuutetun käyttäjän) tulee lähettää henkilölle kutsu Evention käyttäjäksi. Kutsua varten tarvitaan vain kutsuttavan henkilön sähköpostiosoite.

Miten voin muokata käyttöoikeuksia?

Uusimman päivityksen myötä kunkin henkilön oikeuksia voi rajata. Vain tilin Pääkäyttäjä tai Käyttäjähallinta -oikeudella varustettu henkilö pääsee muokkaamaan käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksia muokataan Asiakastilin hallinnassa Käyttäjät-välilehdellä. Tällä sivulla voit lisätä uusia käyttäjiä ja muokata jo olemassa olevien käyttäjien oikeuksia. Tarvittaessa voit myös poistaa käyttöoikeuden kokonaan.

Mitä eri käyttöoikeusroolit tarkoittavat?

Käyttöoikeudet on jaettu kahdeksaan eri rooliin. Samalla käyttäjällä voi olla päällekkäisiä rooleja: voit esimerkiksi yhdistää Asiakaspalvelu– ja Taloushallinto-roolit samalle käyttäjälle.

Pääkäyttäjä on henkilö, jolla on oikeus kaikkiin Evention toimintoihin. Pääkäyttäjä määrätään Evention käyttösopimuksessa. Pääkäyttäjän voi vaihtaa vain ottamalla yhteyttä Evention asiakaspalveluun ja normaalisti pääkäyttäjän vaihtamiseen tarvitaan yrityksen tai yhdistyksen nimenkirjoittajan valtuutus. Luonteva Pääkäyttäjä-oikeuden haltija voi olla esimerkiksi yhdistyksen toiminnanjohtaja.

Täydet oikeudet -käyttäjällä on oikeus kaikkiin Evention toimintoihin, paitsi käyttäjien hallinnointiin, ellei käyttäjälle ole erikseen valittu Käyttäjähallinta-oikeutta. Esimerkiksi toimistopäällikkö tai kilpailujohtaja sopisi täydet oikeudet-rooliin.

Käyttäjähallinta-oikeuden omaavalla käyttäjällä on oikeus lisätä ja poistaa käyttäjiä. Tätä roolia täytyy käyttää yhdessä jonkun toisen roolin kanssa, luontevimmin edellä mainitun Täydet oikeudet -roolin kanssa.

Toimisto-käyttäjä pääsee laajasti muokkaamaan tapahtumatietoja, luomaan uusia tilauksia, tarkastelemaan raportteja ja luomaan esimerkiksi laskuja. Tämä rooli sopisi esimerkiksi tapahtumatoimiston henkilökunnalle ja talkoolaisille.

Asiakaspalvelu-oikeuksilla käyttäjä voi tarkastella asiakas- ja tilaustietoja, tehdä varauksia ja muokata niitä. Asiakaspalvelu-rooli ei kuitenkaan salli esimerkiksi tapahtumien perustamista ja muokkaamista tai tuotteiden muokkaamista. Vaikkapa lipunmyyjälle Asiakaspalvelu-oikeus on riittävä käyttäjätaso.

Taloushallinto-oikeuksilla käyttäjä pääsee näkemään Evention tilitysraportteja ja laskutietoja, sekä muokkaamaan tapahtuman rahaliikenne- ja raportointitietoja. Tämän oikeuden voi antaa esimerkiksi rahastonhoitajalle tai kirjanpitäjälle.

Raportointi-käyttäjällä on oikeus päästä tarkastelemaan raportteja ja tapahtumien myyntitilannetta. Raportointi-oikeus sopii esimerkiksi hallituksen jäsenille, jolloin he voivat omatoimisesti seurata myynnin edistymistä.

Webmaster-käyttäjällä on oikeus tehdä muutoksia tapahtuman verkkokauppaan ja sen ulkoasuasetuksiin. Tämä rooli sopisi esimerkiksi graafiselle suunnittelijalle tai verkkosivuja ylläpitävälle henkilölle.

Miksi kaikille tarvitaan henkilökohtaiset tunnukset?

Kun käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset, tilaushistoria ja tehdyt muutokset tallentuvat käyttäjän nimellä. Henkilökohtaiset tunnukset mahdollistavat myös Tehtävät-toiminnon tehokkaan käytön ja tehtävien delegoimisen suoraan tietyille henkilöille. Lue lisää Tehtävät -toiminnostamme.

Pitääkö käyttää tapahtuman virallista sähköpostiosoitetta käyttäjätunnuksena?

Ei, voit kutsua henkilön tilille myös hänen henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella, kuten @gmail.com -osoitteilla. Samaa sähköpostiosoitetta voi käyttää usealla eri tapahtumanjärjestäjän tilillä, jolloin vaihto eri tapahtumanjärjestäjien välillä onnistuu kätevästi ilman uudelleenkirjautumista.

Tottakai voit myös käyttää tapahtuman virallisia sähköpostiosoitteita käyttäjätunnuksina.

Miten voin vaihtaa käyttäjän nimen / salasanan / sähköpostiosoitteen?

Käyttäjä voi vaihtaa itse omat nimitietonsa, salasanansa tai sähköpostiosoitteensa. Muilla käyttäjillä, ei edes pääkäyttäjällä, ole mahdollisuutta muokata toisten tietoja.

Omaan käyttäjäprofiiliisi pääset kirjautumalla Eventioon, klikkaamalla oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi ja valitsemalla Omat tiedot.

Tehosta tapahtumatoimistosi toimintaa uudella Tehtävät -ominaisuudella

By | Evention käyttövinkit, Tiedotteet | No Comments

Aikaisemmin tällä viikolla esittelimme tähdellä merkintä- ja tagi -toiminnot ja nyt meillä on ilo esitellä uusi Tehtävät -ominaisuus. Voit luoda listan tulevista tehtävistä, esimerkiksi erityisjärjestelyjä vaativista tilauksista tai myöhemmistä lippulähetyksistä. Tehtävälista pitää tiimin jäsenet ajan tasalla tehtävistä, vaikka koko toimistohenkilökunta ei olisikaan samaan aikaan toimistolla.

Esimerkki: Ryhmänjohtajaan täytyy ottaa yhteyttä

Seuraavassa esimerkissä ryhmä on tehnyt tilauksen suoraan toimistolle ja toimistolta on sovittu ryhmänjohtajan kanssa, että lippujen määrä on varmistettava viikon kuluttua. Vinkki: ryhmälipun voi myös luoda suoraan verkkokauppaan ostettavaksi!

 

 

Tilauksen Tehtävät -välilehdeltä voi asettaa uuden tehtävän. Tässä tapauksessa tehtävälle asetetaan määräajaksi yksi viikko. Tehtävän voi asettaa joko kaikille näkyväksi, jolloin kuka tahansa työntekijöistä voi hoitaa sen tai sitten valita kyseiselle tehtävälle vastuuhenkilön

 

 

Kaikki tehtävät

Ylälaidan Tehtävät -painikkeesta löytyy kaikki tiimin tehtävät. Vasemmassa laidassa olevasta pudotusvalikosta voi tarkastella omia ja muiden keskeneräisiä tehtäviä, tehtyjä tehtäviä ja myöhässä olevia tehtäviä.

 

 

Luetteloon on koottu kaikkien tilausten tehtävät. Esimerkiksi kun Tiina Toiminnanjohtaja soittaa edellä mainitun esimerkin Riina Ryhmänjohtajalle Tiina klikkaa tehtävän ”Ota hoidettavaksi” -linkkiä. Näin muu toimiston väki tietää, että Tiina huolehtii soittamisesta.

Kun asiakkaalle on soitettu, Tiina merkitsee tehtävän suoritetuksi. Tämän jälkeen tehtävään tallentuu suoritusaika ja suorittaja.

 

 

 

 

 

Yksityinen tehtävä

Tehtävästä on mahdollista tehdä yksityinen, jolloin muut eivät näe sitä. Tällöin tehtävä toimii ikään kuin omana muistilappunasi.

 


Tehtävälista on kätevä tapa kommunikoida tiimin kesken ja varmistaa, ettei tehtäviä unohdu. Näin voit Evention avulla palvella tapahtumavieraitasi entistä paremmin.

Esittelyssä uusia ominaisuuksia: Tagit ja tähdellä merkintä

By | Evention käyttövinkit | No Comments

Eventio on saanut jälleen uusia ominaisuuksia! Nyt tapahtumanjärjestäjän on mahdollista jäsennellä ja pitää järjestyksessä tilauksiaan tagien ja tähdellä merkinnän avulla.

Tagit

Tagit ovat sanoja, joilla voit merkitä tietyn tilauksen tai tapahtuman. Tagit ovat oman tiimisi käytettävissä, mutta eivät näy verkkosivujesi kävijöille. Voit käyttää tageja merkitsemään esimerkiksi tietyn ryhmän tilauksia tai vaikkapa VIP -lippuja. Tagin voit lisätä sekä tilaukseen että tapahtumaan. Kun merkitset kaikki tärkeät kutsuvieraasi omalla tagillaan, löydät kaikki heidän tilauksensa nopeasti hakemalla. Tageilla voit myös koota vaikkapa listan laskutettavista tilauksista, vaikkakin toinen uusi toimintomme, tehtävälista, on siihen kätevämpi. Tehtävälista -ominaisuudesta onkin tulossa esittely myöhemmin tällä viikolla.

Tagien lisääminen

Tagit voit lisätä asiakkaan sivun ylälaidasta. Samalle sivulle voi lisätä useita eri tageja ja tagin saa poistettua sen perässä olevasta rastista. Voit lisätä esimerkiksi kaupunginvaltuuston jäsenille oman taginsa, jonka avulla löydät heidät muiden joukosta helposti hakemalla. Muista kirjoittaa tagi pienillä kirjaimilla.

Tähdellä merkintä

Tähdellä merkintä -ominaisuus on myös uusi kätevä lisäys Eventioon. Sen avulla löydät isosta tilausmäärästä haluamasi tilaukset helposti. Toisin kuin tagien lisääminen, tähdellä merkintä on käyttäjäkohtainen. Omat merkintäsi eivät siis näy muille tiimisi jäsenille.

Tähden lisääminen ja hakeminen

Tähden voit lisätä asiakkaan sivulta tämän nimen/tilausnumeron vierestä.

Kaikki tähdellä merkityt tilaukset löydät valitsemalla Tilaukset -sivun näkymäksi Tähdelliset tilaukset.

 

Huomaa, että voit käyttää tageja ja tähtiä myös tapahtumien kanssa. Ota siis kaikki hyöty irti uusista ominaisuuksistamme! Kerro myös meille miten sinä käytät niitä.

Palvele ryhmäasiakkaitasi sekä verkkokaupassa että tapahtumatoimistolla

By | Evention käyttövinkit | No Comments

 

Aiemmin ilmestyneessä postauksessa Usein kysyttyä – näitä meiltä kysytään eniten mainittiin, että Eventiolla on mahdollista luoda myös ryhmälippuja.

Miten ryhmälippu tehdään?

Usein on kätevämpää, että asiakkaat ostavat ryhmäliput verkosta. Kun haluat luoda ryhmälipun tapahtumallesi, sinun on luotava uusi lipputyyppi ja muuttaa sen vähimmäisostorajoitus ryhmän vähimmäiskoon mukaiseksi.

Tässä vielä ohjeistava kuva Evention demotapahtumasta Tiikerin näytelmästä.

ryhmälippu demo (2)

Yllä olevassa kuvassa tuotteelle on määrätty ostorajaksi vähintään 10 ja enintään 100 lippua.

Kaikki lipputilaukset yhden järjestelmän kautta

ryhmälipputiikeriTapahtumanjärjestäjälle on helpompaa, kun kaikki tilaukset ovat samassa järjestelmässä. Eri paikkoihin kirjatut tilaukset saattavat unohtua ja joskus voi käydä jopa tapahtuman ylibuukkaus: samat paikat on varattu kahteen kertaan.

Ryhmälipun voi asettaa suoraan ostettavaksi verkkoon, mutta usein tapahtumanjärjestäjä saa soittoja ryhmänvetäjiltä toimistolle. Toimistolle tehdyn tilauksen saa luotua Eventioon aivan kuten verkossa tehdyn tilauksenkin ja liput voi lähettää samaan tapaan sähköpostilla. Säästä siis paperia ja tee kaikki lipputilaukset Eventioon!

Vinkki! Ryhmänvetäjän kanssa on voitu sopia erillisestä laskutuksesta. Evention kautta voi tehdä myös laskun ryhmälle. Voit myös hyödyntää Evention laskutuspalvelua, jolloin huolehdimme laskujen reskontrasta puolestasi.

Lipunmyynnin ja ilmoittautumisen ajastaminen

By | Evention käyttövinkit | No Comments

Tapahtumakohtaiset asetukset

Voit ajastaa tietyn tapahtuman myynnin aloittamisen ja lopettamisen haluamallasi tavalla. Ajastusasetukset helpottavat tapahtumanjärjestäjän työtä, sillä kun kaikki asetukset on tehty valmiiksi tapahtuman myynti menee automaattisesti päälle ja pois oikeaan aikaan. Ajastusasetukset ovat suosittuja erityisesti silloin, kun lipunmyynnin alkamisesta halutaan ilmoittaa etukäteen. Tämä usein aiheuttaakin ryntäyksen lipunmyynnin avautuessa, mutta ei hätää, Eventiolla on kyllä varauduttu siihen. Kätevät ajastusasetukset löytyvät my.eventio.comista, tapahtuman Näkyvyys ja saatavuus -välilehdeltä.

myynnin ajastus

 

Voit asettaa myynnin alkamaan tiettynä päivänä ja kellonaikana.
Myynnin aloitus
x minuuttia ennen tapahtuman alkua -vaihtoehto tarjoaa mahdollisuuden asettaa lipunmyynnin verrattain lyhyeksi. Myös lipunmyynnin lopettamisen saa ajastettua vastaavalla tavalla. Eventiolla kuitenkin lähtökohtaisesti suositellaan, että tapahtumalippujen myyntiä jatketaan tapahtuman alkuun saakka.

 

Tuotekohtaiset asetukset

Lisäksi voit tehdä myös tuotekohtaisia asetuksia, eli piilottaa lipun näkyvyyden tai asettaa lipun näkyviin, mutta pois myynnistä. Huom. pidä kuitenkin huoli, että lippukohtaiset ja tapahtumakohtaiset asetukset eivät ole ristiriidassa keskenään. Mahdollisuutta asettaa lippu piilotetuksi on käytetty usein kampanjalippujen kanssa. Esimerkiksi jonkin juhlapyhän, kuten ystävänpäivän ajaksi voi asettaa erityisen kampanjalipun näkyviin ja piilottaa sen kampanjan päättymisen jälkeen. Lipun näkyvyyttä ja ajastusta saa muokattua lipun Verkkoasetukset -välilehdellä. Mikäli tapahtumanjärjestäjä haluaa lipun näkyvyyden muuttuvan automaattisesti, tulee valita Muokkaa ajastusta ja asettaa muutosaika.

kampanjalipun ajastus2

Lipun näkyvyyden piilottaminen on suosittu vaihtoehto myös kun lippuja myydään vain ovelta. Lipputyypin voi luoda my.eventio.comiin, mutta estää sen ostamisen netistä. Näin tapahtumanjärjestäjä saa lipunmyynnin kirjanpitonsa yhteen paikkaan.